Persondatapolitik for foreningen Århus Shotokan Karate-do

Opdateret 25. maj 2018

Foreningen opbevarer og behandler persondata, der er omfattet af Den Europæiske Unions persondatabeskyttelsesforordning. Derfor er vi forpligtede til at behandle persondata forsvarligt, og til at redegøre for vores politik på området.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for administration af foreningen, og vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Foreningen er dataansvarlig i forordningens forstand, og vil tilse, at medlemmers personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktperson for databehandling er Jan Reher. info@aarhus-shotokan.dk.

Om behandling af persondata

For menige medlemmer opbevarer foreningen navn, køn, postadresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, emailadresse, opnået grad (herunder numre på dandiplomer), medlemsnumre og registreringsnumre hos nationale og internationale forbund, som klubben er medlem af. Hvis et medlem får støtte til medlemskab af foreningen via den kommunale fripasordning, opbevarer vi oplysninger om dette. Endeligt opbevarer vi oplysninger om medlemmernes tilstedeværelse til træninger. For menige medlemmer behandler vi ingen personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, såsom CPR-numre.

For instruktører gælder det samme som for menige medlemmer. Endvidere opbevarer foreningen bankkontonumre og oplysninger om instruktørlicenser for nogle instruktører. Af personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, opbevarer foreningen børneattest for alle instruktører, hvilket indbefatter instruktørers CPR-numre.

Persondata tilgår os hovedsageligt fra det enkelte medlem, og foreningen opfatter dette som samtykke med, at foreningen kan behandle og opbevare persondata ifølge denne politik. Andre oplysninger tilgår os fra diverse hovedforbund samt offentlige myndigheder.

Et medlem kan ved udmeldelse af foreningen selv slette sine persondata eller bede om at få det gjort, hvorefter foreningen vil gøre det.

Al behandling af personoplysninger for menige medlemmer tjener legitime og nødvendige formål, for eksempel inddrivelse af kontingent, rapportering af medlemstal og tilstedeværelse til træninger til kommune med henblik på at opnå tilskud, samt tilmelding til stævner og træninger udenfor foreningen.

Al behandling af personoplysninger for instruktører tjener legitime og nødvendige formål, for eksempel for at kunne vurdere instruktørens kompetence og egnethed til at undervise i foreningen, specielt undervisning af børn.

Om opbevaring af persondata

Medlemsoplysninger opbevares i Klubmodulets database og er kun tilgængelige for personer, der efter bestyrelsens opfattelse har en legitim grund dertil.

Oplysninger om børneattester opbevares i foreningens e-boks og er kun tilgængelige for personer, der efter bestyrelsens opfattelse har en legitim grund dertil..

Oplysninger om kontingentbetalinger, kontonumre og deltagelse i fripasordning opbevares af kassereren og er kun tilgængelige for kassereren.

Om videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med aktiviteter som stævner og seminarer videregiver foreningen relevante oplysninger om deltagerne til arrangørerne. Foreningen videregiver ikke personoplysninger til firmaer.

Om medlemmers rettigheder

Ifølge persondataforordningen har ethvert medlem af foreningen ret til:

• at blive oplyst om behandlingen af data

• at få indsigt i egne personoplysninger og at få udleveret det persondata som foreningen behandler

• berigtigelse

• sletning

• begrænsning af behandling

• indsigelse mod behandlingspolitik eller -praksis

Medlemmet kan gøre brug af sine rettigheder ved henvendelse til foreningen.

Medlemmer kan indgive klage over foreningens politik eller praksis til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Om revidering af persondatapolitikken

Foreningen forbeholder sig ret til at foretage ændringer i denne persondatapolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i politikken blive ændret. Den til enhver tid gældende politik kan tilgås fra foreningens netsted aarhus-shotokan.dk. Væsentlige ændringer vil blive meddelt klubbens medlemmer.